Sa pagtingin sa mga dry figure ng mga talahanayan, ito ay mahirap sa unang sulyap upang mahuli ang pangkalahatang larawan na kinakatawan nila. Ngunit, sa Microsoft Excel, mayroong isang graphical visualization tool na kung saan maaari mong biswal na ipakita ang data na nakapaloob sa mga talahanayan. Pinapayagan ka nito na mas madali at mabilis na maunawaan ang impormasyon. Ang tool na ito ay tinatawag na conditional formatting. Tingnan natin kung paano gamitin ang conditional formatting sa Microsoft Excel.
Pinakamainam na Mga Pagpipilian sa Pag-format ng Conditional
Upang mag-format ng isang partikular na lugar ng cell, piliin ang lugar na ito (kadalasan ang haligi), at sa tab na Home, mag-click sa pindutan ng Conditional Formatting, na matatagpuan sa laso sa toolbox ng Estilo.
Pagkatapos nito, bubukas ang menu ng pag-format ng kondisyon. Mayroong tatlong pangunahing uri ng pag-format:
- Histograms;
- Mga digital na kaliskis;
- Mga Badge.
Upang makagawa ng conditional formatting sa anyo ng isang histogram, piliin ang haligi gamit ang data, at mag-click sa naaangkop na item sa menu. Tulad ng makikita mo, may ilang mga uri ng histograms na may gradient at solid fillings na mapagpipilian. Piliin ang isa na, sa iyong opinyon, ang pinaka malapit na tumutugma sa estilo at nilalaman ng talahanayan.
Tulad ng iyong nakikita, lumitaw ang histograms sa mga napiling cell ng haligi. Mas malaki ang numerical value sa mga cell, mas mahaba ang histogram. Bilang karagdagan, sa mga bersyon ng Excel 2010, 2013 at 2016, posible na maipakita nang tama ang mga negatibong halaga sa histogram. Ngunit sa 2007 na bersyon walang gayong posibilidad.
Kapag gumagamit ng sukat ng kulay sa halip na isang histogram, posible ring pumili ng iba't ibang mga bersyon ng tool na ito. Sa kasong ito, bilang isang panuntunan, mas malaki ang halaga ay matatagpuan sa cell, mas puspos ang kulay ng scale.
Ang pinaka-kawili-wili at kumplikadong tool sa hanay ng mga function ng pag-format ay mga icon. Mayroong apat na pangunahing grupo ng mga icon: mga direksyon, mga hugis, mga tagapagpahiwatig at mga pagtatantya. Ang bawat opsyon na pinili ng gumagamit ay ipinapalagay ang paggamit ng iba't ibang mga icon kapag sinusuri ang mga nilalaman ng cell. Ang buong napiling lugar ay na-scan ng Excel, at lahat ng mga halaga ng cell ay nahahati sa mga bahagi, ayon sa mga halagang tinukoy sa mga ito. Ang mga berdeng icon ay inilalapat sa mga pinakamalaking halaga, mga dilaw na halaga sa gitnang range, at ang mga halaga sa pinakamaliit na third ay minarkahan ng mga pulang icon.
Kapag pumipili ng mga arrow, bilang isang icon, bilang karagdagan sa disenyo ng kulay, ang pagbibigay ng senyas sa anyo ng mga direksyon ay ginagamit din. Kaya, ang arrow, pagturo up, ay inilapat sa malaking halaga, sa kaliwa - sa gitna, pababa - sa maliit. Kapag gumagamit ng mga numero, ang pinakamalaking halaga ay minarkahan sa paligid, ang tatsulok ay daluyan, ang rhombus ay maliit.
Batas sa Alok ng Cell
Sa pamamagitan ng default, ang panuntunan ay ginagamit, kung saan ang lahat ng mga selula ng napiling fragment ay itinalaga na may isang partikular na kulay o icon, ayon sa mga halaga na matatagpuan sa mga ito. Ngunit ang paggamit ng menu, na nabanggit na namin sa itaas, maaari kang mag-aplay ng iba pang mga patakaran para sa pagtatalaga.
Mag-click sa item ng menu na "Mga panuntunan para sa pagpili ng mga cell". Tulad ng makikita mo, mayroong pitong pangunahing panuntunan:
- Higit pa;
- Mas kaunti;
- Katumbas ng;
- Sa pagitan;
- Petsa;
- Mga dobleng halaga
Isaalang-alang ang aplikasyon ng mga pagkilos na ito sa mga halimbawa. Piliin ang hanay ng mga cell, at mag-click sa item na "Higit pa ...".
Magbubukas ang isang window kung saan kailangan mong itakda ang mga halaga na mas malaki kaysa sa kung anong numero ang mai-highlight. Ginagawa ito sa "Mga cell ng format na mas malaki." Sa pamamagitan ng default, ang average na halaga ng hanay ay awtomatikong magkasya dito, ngunit maaari kang magtakda ng anumang iba pang, o maaari mong tukuyin ang address ng cell na naglalaman ng numerong ito. Ang huling pagpipilian ay angkop para sa mga dynamic na mga talahanayan, ang data na kung saan ay patuloy na nagbabago, o para sa cell kung saan ang formula ay inilalapat. Halimbawa, itinakda namin ang halaga sa 20,000.
Sa susunod na field, kailangan mong magpasya kung paano mai-highlight ang mga cell: light red fill at dark red color (sa pamamagitan ng default); dilaw na fill at dark yellow text; pulang teksto, atbp. Bilang karagdagan, mayroong isang pasadyang format.
Kapag pumunta ka sa item na ito, magbubukas ang isang window kung saan maaari mong i-edit ang seleksyon, halos hangga't gusto mo, sa pamamagitan ng paglalapat ng iba't ibang mga font, punan, at mga opsyon sa hangganan.
Sa sandaling nakapagpasya na kami sa mga halaga sa window ng mga setting para sa mga panuntunan sa pagpili, mag-click sa pindutan ng "OK".
Tulad ng makikita mo, ang mga selula ay napili, ayon sa naitatag na panuntunan.
Ang parehong prinsipyo ay nagpapakita ng mga halaga kapag nag-aplay ng mga patakaran na "Less", "Between" at "Equal." Sa unang kaso lamang, ang mga cell ay inilaan nang mas mababa kaysa sa halaga na itinakda mo; sa pangalawang kaso, ang agwat ng mga numero ay nakatakda, ang mga selula na kung saan ay ilalaan; sa pangatlong kaso, isang tiyak na bilang ang ibinigay, at ang mga selula lamang na naglalaman nito ay ilalaan.
Ang "Teksto ay naglalaman ng" panuntunan sa pagpili ay pangunahing inilalapat sa mga cell format ng teksto. Sa window ng pag-install ng panuntunan, dapat mong tukuyin ang isang salita, isang bahagi ng isang salita, o isang sunud-sunod na hanay ng mga salita, kapag natagpuan ito, ang mga kaukulang mga cell ay mai-highlight sa paraan na itinakda mo.
Nalalapat ang panuntunan sa Petsa sa mga cell na naglalaman ng mga halaga sa isang format ng petsa. Sa parehong oras, sa mga setting maaari mong itakda ang seleksyon ng mga cell ayon sa kung kailan naganap ang kaganapan o mangyayari: ngayon, kahapon, bukas, huling 7 araw, atbp.
Sa pamamagitan ng paglalapat ng panuntunan ng "Doblehin ang mga halaga", maaari mong ayusin ang seleksyon ng mga cell ayon sa kung ang data na inilagay sa mga ito ay tumutugma sa isa sa mga pamantayan: duplicate o natatanging data.
Mga panuntunan para sa pagpili ng una at huling mga halaga
Bilang karagdagan, sa kondisyon na menu ng pag-format ay may isa pang kawili-wiling item - "Mga panuntunan para sa pagpili ng una at huling mga halaga." Dito maaari mong itakda ang pagpili ng lamang ang pinakamalaking o pinakamaliit na halaga sa hanay ng mga cell. Sa kasong ito, maaari mong gamitin ang pagpili, kapwa sa mga ordinal value at sa porsyento. May mga sumusunod na pamantayan sa pagpili, na nakalista sa mga kaugnay na item sa menu:
- Ang unang 10 item;
- Ang unang 10%;
- Huling 10 item;
- Huling 10%;
- Higit sa average;
- Sa ibaba ng average.
Ngunit, pagkatapos mong mag-click sa nararapat na item, maaari mong bahagyang baguhin ang mga panuntunan. Magbubukas ang window kung saan napili ang uri ng pagpili, at din, kung ninanais, maaari kang magtakda ng isa pang hangganan sa pagpili. Halimbawa, sa pamamagitan ng pag-click sa item na "Unang 10 elemento" sa window na bubukas, sa field na "Format unang cell", palitan ang numero 10 sa 7. Kaya, pagkatapos ng pag-click sa "OK" na butones, hindi ang 10 pinakamalaking halaga ay mai-highlight, 7 lamang.
Paglikha ng mga panuntunan
Sa itaas, pinag-usapan namin ang mga tuntunin na naka-set up na sa Excel, at ang user ay maaaring pumili ng alinman sa mga ito. Ngunit, bilang karagdagan, kung ninanais, ang user ay maaaring lumikha ng kanilang sariling mga panuntunan.
Upang gawin ito, sa anumang subsection ng conditional formatting menu, mag-click sa item na "Iba pang mga patakaran ..." na matatagpuan sa ilalim ng listahan. "O kaya, mag-click sa" Gumawa ng isang panuntunan ... "item na matatagpuan sa mas mababang bahagi ng main menu ng conditional formatting.
Magbubukas ang isang window kung saan kailangan mong pumili ng isa sa anim na uri ng mga panuntunan:
- I-format ang lahat ng mga cell batay sa kanilang mga halaga;
- I-format lamang ang mga cell na naglalaman;
- Format lamang ang una at huling mga halaga;
- Format lamang ang mga halaga na nasa itaas o mas mababa sa average;
- I-format lamang ang mga natatanging o dobleng mga halaga;
- Gamitin ang formula upang matukoy ang mga na-format na mga cell.
Ayon sa piniling uri ng mga panuntunan, sa mas mababang bahagi ng window kailangan mong i-configure ang pagbabago sa paglalarawan ng mga patakaran, pagtatakda ng mga halaga, mga pagitan at iba pang mga halaga, na nabanggit na sa ibaba. Sa ganitong kaso, ang pagtatakda ng mga halagang ito ay magiging mas nababaluktot. Itinatakda din ito, sa pamamagitan ng pagpapalit ng font, mga hangganan at pagpunan, eksakto kung paano titingnan ang pagpili. Matapos ang lahat ng mga setting ay ginawa, kailangan mong mag-click sa "OK" na pindutan upang i-save ang mga pagbabagong ginawa.
Pamamahala ng pamamahala
Sa Excel, maaari kang mag-aplay ng ilang mga panuntunan sa parehong hanay ng mga cell nang sabay-sabay, ngunit tanging ang huling ipinasok na panuntunan ay ipapakita sa screen. Upang maayos ang pagpapatupad ng iba't ibang mga patakaran tungkol sa isang tiyak na hanay ng mga cell, kailangan mong piliin ang saklaw na ito, at sa pangunahing menu ng conditional formatting pumunta sa item na Pamamahala ng Mga Panuntunan.
Ang isang window ay bubukas kung saan ang lahat ng mga alituntunin na nauugnay sa napiling hanay ng mga cell ay ipinakita. Ang mga patakaran ay inilapat mula sa itaas hanggang sa ibaba, gaya ng mga ito ay nakalista. Kaya, kung ang mga patakaran ay magkasalungat sa bawat isa, pagkatapos ay sa katunayan lamang ang pinakahuling ng mga ito ay ipinapakita sa screen.
Upang baguhin ang mga panuntunan sa mga lugar, may mga pindutan sa anyo ng mga arrow na tumuturo pataas at pababa. Upang maipakita ang panuntunan sa screen, kailangan mong piliin ito, at mag-click sa pindutan sa anyo ng isang arrow na tumuturo pababa hanggang sa ang tuntunin ay tumatagal ng pinakabagong linya sa listahan.
May isa pang pagpipilian. Kinakailangan na magtakda ng isang marka sa haligi na may pangalan na "Itigil kung totoo" sa tapat ng panuntunan na kailangan namin. Kaya, sa pamamagitan ng mga tuntunin mula sa itaas hanggang sa ibaba, ang programa ay hihinto nang eksakto sa panuntunan, na malapit sa markang ito ay nakatayo, at hindi babagsak sa ibaba, na nangangahulugang ang patakarang ito ay papatayin.
Sa parehong window may mga pindutan para sa paglikha at pagbabago ng napiling panuntunan. Pagkatapos ng pag-click sa mga pindutan na ito, ang mga bintana para sa paglikha at pagbabago ng mga panuntunan ay inilunsad, na tinalakay na natin sa itaas.
Upang magtanggal ng panuntunan, kailangan mong piliin ito, at mag-click sa pindutang "Tanggalin ang panuntunan".
Bilang karagdagan, maaari mong tanggalin ang mga panuntunan sa pamamagitan ng pangunahing menu ng conditional formatting. Upang gawin ito, mag-click sa item na "Tanggalin ang mga panuntunan". Magbubukas ang submenu kung saan maaari kang pumili ng isa sa mga pagpipilian sa pagtanggal: alinman tanggalin ang mga panuntunan lamang sa napiling hanay ng mga cell, o tanggalin ang ganap na lahat ng mga panuntunan na nasa bukas na sheet ng Excel.
Tulad ng iyong nakikita, ang conditional formatting ay isang napakalakas na tool para sa pag-visualize ng data sa isang table. Gamit ito, maaari mong ipasadya ang talahanayan upang ang pangkalahatang impormasyon dito ay mabibilang ng gumagamit sa isang sulyap. Bilang karagdagan, ang kondisyonal na pag-format ay nagbibigay ng mas malaking aesthetic appeal sa dokumento.
