Para sa kaginhawaan ng pagtratrabaho sa isang malaking hanay ng mga data sa mga talahanayan, dapat sila ay patuloy na iniutos ayon sa isang tiyak na criterion. Bilang karagdagan, para sa mga partikular na layunin, kung minsan ang buong array ng data ay hindi kinakailangan, ngunit lamang ang mga indibidwal na linya. Samakatuwid, upang hindi malito sa isang malaking halaga ng impormasyon, ang isang nakapangangatwiran solusyon ay upang i-streamline ang data at i-filter out mula sa iba pang mga resulta. Alamin kung paano pag-uri-uriin at i-filter ang data sa Microsoft Excel.
Simpleng pag-uuri ng data
Pag-uuri ay isa sa mga pinaka-maginhawang tool kapag nagtatrabaho sa Microsoft Excel. Sa pamamagitan nito, maaari mong ayusin ang mga hilera ng talahanayan sa alpabetikong pagkakasunud-sunod, ayon sa data na nasa mga selula ng mga haligi.
Maaaring maisagawa ang data ng pag-uuri sa Microsoft Excel gamit ang "Uri at I-filter" na buton, na matatagpuan sa tab na "Home" sa laso sa toolbar na "Pag-edit". Ngunit una, kailangan naming mag-click sa anumang cell sa haligi na aalisin namin.
Halimbawa, sa talahanayan sa ibaba, ang mga empleyado ay dapat na pinagsunod-sunod ayon sa alpabeto. Namin maging sa anumang cell ng haligi ng "Pangalan", at mag-click sa pindutan ng "Pagsunud-sunurin at Filter". Upang pag-uri-uriin ang mga pangalan ayon sa alpabeto, mula sa listahan na lumilitaw, piliin ang item na "Uriin mula A hanggang Z".
Tulad ng makikita mo, ang lahat ng data sa talahanayan ay matatagpuan, ayon sa alpabetikong listahan ng mga pangalan.
Upang maisagawa ang pag-uuri sa reverse order, sa parehong menu, piliin ang pindutan ng Pag-uri-uriin mula Z sa A ".
Ang listahan ay itinayong muli sa reverse order.
Dapat pansinin na ang uri ng pag-uuri ay ipinahiwatig lamang sa format ng data ng teksto. Halimbawa, kapag tinukoy ang format ng numero, tinukoy ang uri mula sa minimum hanggang sa maximum (at kabaligtaran), at kapag tinukoy ang format ng petsa, "Mula sa luma hanggang sa bago" (at kabaliktaran).
Pasadyang pag-uuri
Ngunit, tulad ng nakikita natin, kasama ang tinukoy na mga uri ng pag-uuri ayon sa parehong halaga, ang data na naglalaman ng mga pangalan ng parehong tao ay nakaayos sa isang di-makatwirang pagkakasunud-sunod sa loob ng saklaw.
At kung ano ang dapat gawin kung gusto naming pag-uri-uriin ang mga pangalan ayon sa alpabeto, ngunit halimbawa, kung ang pangalan ay tumutugma, gawin ang data na nakaayos ayon sa petsa? Upang gawin ito, gayundin ang paggamit ng ilang iba pang mga tampok, lahat sa parehong menu na "Pagsunud-sunurin at filter", kailangan naming pumunta sa item na "Custom sorting ...".
Pagkatapos nito, bubukas ang window ng mga setting ng pag-uuri. Kung mayroong mga pamagat sa iyong talahanayan, mangyaring mangyaring tandaan na sa window na ito dapat mayroong marka ng tsek sa tabi ng "Ang aking data ay naglalaman ng mga pamagat".
Sa patlang na "Haligi" tukuyin ang pangalan ng haligi, na kung saan ay pinagsunod-sunod. Sa aming kaso, ito ang haligi ng "Pangalan". Sa patlang na "Pag-uuri" ito ay ipinahiwatig kung aling uri ng nilalaman ay pinagsunod-sunod. May apat na pagpipilian:
- Mga Halaga;
- Kulay ng cell;
- Kulay ng font;
- Icon ng cell
Ngunit, sa karamihan ng mga kaso, ginagamit ang item na "Halaga". Itakda ito bilang default. Sa aming kaso, gagamitin din namin ang item na ito.
Sa hanay na "Order" kailangan naming tukuyin ang pagkakasunud-sunod kung saan matatagpuan ang data: "Mula sa A hanggang Z" o sa kabaligtaran. Piliin ang halaga na "Mula sa A hanggang Z".
Kaya, nag-set up kami ng paghihiwalay sa isa sa mga haligi. Upang ma-customize ang pag-uuri sa isa pang haligi, mag-click sa pindutan na "Magdagdag ng antas".
Lumilitaw ang isa pang hanay ng mga patlang, na dapat na puno na para sa paghihiwalay sa pamamagitan ng isa pang haligi. Sa aming kaso, sa pamamagitan ng haligi ng "Petsa". Dahil itinakda ang format ng petsa sa mga cell na ito, sa field na "Order" inilalagay namin ang mga halaga na hindi "Mula sa A hanggang Z", ngunit "Mula sa luma hanggang sa bago", o "Mula sa bago hanggang matanda."
Sa parehong paraan, sa window na ito, maaari mong i-configure, kung kinakailangan, at pag-uuri ng iba pang mga haligi sa pagkakasunod-sunod. Kapag tapos na ang lahat ng mga setting, mag-click sa pindutan ng "OK".
Tulad ng makikita mo, ngayon sa aming talahanayan ang lahat ng data ay pinagsunod-sunod, una sa lahat, sa pamamagitan ng pangalan ng empleyado, at pagkatapos, sa pamamagitan ng mga petsa ng pagbabayad.
Ngunit, ito ay hindi lahat ng mga tampok ng custom na pag-uuri. Kung nais, sa window na ito maaari mong i-configure ang pag-uuri hindi sa pamamagitan ng mga haligi, ngunit sa pamamagitan ng mga hanay. Upang gawin ito, mag-click sa pindutan ng "Mga Parameter".
Sa binuksan na window ng mga parameter ng pag-uuri, ilipat ang switch mula sa posisyon na "Mga hanay ng hanay" sa posisyon na "Mga haligi ng Saklaw". Mag-click sa pindutan ng "OK".
Ngayon, sa pamamagitan ng pagkakatulad sa nakaraang halimbawa, maaari kang magpasok ng data para sa paghihiwalay. Ipasok ang data, at mag-click sa pindutan ng "OK".
Tulad ng makikita mo, pagkatapos nito, ang mga hanay ay binabaligtad ayon sa mga parameter na ipinasok.
Siyempre, para sa aming mesa, kinuha bilang isang halimbawa, ang paggamit ng pag-uuri sa pagbabago ng lokasyon ng mga haligi ay hindi partikular na kapaki-pakinabang, ngunit para sa ilang iba pang mga talahanayan ang ganitong uri ng pag-uuri ay maaaring maging angkop.
Salain
Bilang karagdagan, sa Microsoft Excel, mayroong pag-andar ng data filter. Pinapayagan ka nitong umalis na nakikita lamang ang data na nakikita mong magkasya, at itago ang iba. Kung kinakailangan, ang nakatagong data ay maaaring palaging ibabalik sa nakikitang mode.
Upang magamit ang function na ito, mag-click kami sa anumang cell sa talahanayan (at mas mabuti sa header), muling mag-click sa pindutan ng "Pag-uri-uriin at I-filter" sa toolbar na "Pag-edit". Ngunit, oras na ito sa menu na lumilitaw, piliin ang item na "Filter". Maaari mo ring sa halip na ang mga pagkilos na ito ay pindutin lamang ang key na kumbinasyon Ctrl + Shift + L.
Tulad ng makikita mo, sa mga selula na may pangalan ng lahat ng mga haligi, isang icon ay lumitaw sa anyo ng isang parisukat, kung saan ang nakabaligtad na tatsulok ay nakasulat.
Mag-click sa icon na ito sa haligi ayon sa kung saan kami ay mag-filter. Sa aming kaso, nagpasya kaming i-filter ayon sa pangalan. Halimbawa, kailangan nating iwanan ang empleyado lamang ng datos na si Nikolaev. Samakatuwid, inaalis namin ang marka mula sa mga pangalan ng lahat ng iba pang manggagawa.
Kapag nakumpleto na ang proseso, mag-click sa pindutan ng "OK".
Tulad ng nakikita natin, sa talahanayan ay may mga linya lamang na may pangalan ng empleyado ni Nikolaev.
Gawin natin ang gawain, at iwanan lamang sa talahanayan ang data na may kaugnayan sa Nikolaev para sa ikatlong quarter ng 2016. Upang gawin ito, mag-click sa icon sa cell na "Petsa". Sa listahan na bubukas, tanggalin ang tanda mula sa mga buwan ng "Mayo", "Hunyo" at "Oktubre", dahil hindi ito nauugnay sa ikatlong quarter, at mag-click sa pindutan na "OK".
Tulad ng iyong nakikita, mayroon lamang ang data na kailangan namin.
Upang alisin ang filter sa isang partikular na hanay, at upang ipakita ang nakatagong data, muli mag-click sa icon na matatagpuan sa cell na may pangalan ng haligi na ito. Sa menu na bubukas, mag-click sa item na "Alisin ang filter mula sa ...".
Kung nais mong i-reset ang filter bilang isang kabuuan ayon sa talahanayan, kailangan mong i-click ang pindutan ng "Pagsunud-sunurin at Filter" sa laso, at piliin ang opsyon na "I-clear".
Kung kailangan mong ganap na alisin ang filter, pagkatapos, tulad ng paglulunsad nito, sa parehong menu, piliin ang "Filter" na item, o i-type ang key na kumbinasyon sa keyboard Ctrl + Shift + L.
Bilang karagdagan, dapat na mapapansin na pagkatapos naming i-on ang function na "Filter", kapag nag-click ka sa kaukulang icon sa mga talahanayan ng header ng talahanayan, sa lumabas na menu ang mga pag-uuri ng pag-uuri ay magagamit, na sinabi namin sa itaas: "Pagsunud-sunud A hanggang Z" , "Uriin mula sa Z sa A", at "Uriin ayon sa kulay".
Tutorial: Paano gumamit ng auto filter sa Microsoft Excel
Smart table
Ang pag-uuri at pag-filter ay maaari ring i-activate sa pamamagitan ng pag-on ang lugar ng datos na nagtatrabaho ka sa isang tinatawag na "smart table".
Mayroong dalawang paraan upang lumikha ng smart table. Upang magamit ang una sa kanila, piliin ang buong lugar ng talahanayan, at, na nasa tab na Home, mag-click sa pindutan sa Format bilang Table tape. Ang buton na ito ay matatagpuan sa toolbar ng Styles.
Susunod, pumili ng isa sa iyong mga paboritong estilo sa listahan na bubukas. Ang pagpili ng talahanayan ay hindi makakaapekto sa pag-andar ng talahanayan.
Pagkatapos nito, bubukas ang isang dialog box kung saan maaari mong baguhin ang mga coordinate ng talahanayan. Subalit, kung dati mong napili ang lugar nang tama, walang ibang kailangang gawin. Ang pangunahing bagay ay upang tandaan na mayroong isang tseke sa tabi ng parameter na "Table with headers". Susunod, i-click lamang ang pindutan ng "OK".
Kung magpasya kang gamitin ang pangalawang paraan, kailangan mo ring piliin ang buong lugar ng talahanayan, ngunit oras na ito ay pumunta sa "Magsingit" na tab. Habang narito, sa laso sa "Tables" na toolbox, dapat kang mag-click sa pindutan ng "Table".
Pagkatapos nito, tulad ng huling panahon, magbubukas ang isang window kung saan maaari mong ayusin ang mga coordinate ng placement table. Mag-click sa pindutan ng "OK".
Anuman ang paraan na ginagamit mo kapag lumilikha ng matalinong talahanayan, magtatapos ka sa isang talahanayan, sa mga selula ng mga takip na inilarawan sa mga icon ng filter na inilarawan nang mas maaga.
Kapag nag-click ka sa icon na ito, ang lahat ng parehong mga function ay magagamit bilang kapag nagsisimula ang filter sa karaniwang paraan sa pamamagitan ng pindutan ng "Pagsunud-sunurin at Filter".
Aralin: Paano lumikha ng isang talahanayan sa Microsoft Excel
Tulad ng makikita mo, ang pag-uuri at pag-filter ng mga tool, kapag ginamit nang maayos, ay lubos na mapadali ang mga gumagamit na nagtatrabaho sa mga talahanayan. Lalo na may-katuturan ang tanong ng kanilang paggamit sa kaganapan na ang isang talahanayan ay naglalaman ng napakalaking data array.
