Sa pakete ng Microsoft Office, mayroong isang espesyal na programa para sa paglikha ng isang database at nagtatrabaho sa kanila - Access. Gayunpaman, gusto ng maraming mga gumagamit na gamitin para sa layuning ito ang isang mas pamilyar na application sa mga ito - Excel. Dapat tandaan na ang program na ito ay may lahat ng mga tool para sa paglikha ng isang ganap na database (DB). Alamin kung paano gawin ito.
Proseso ng paglikha
Ang database ng Excel ay isang nakabalangkas na hanay ng impormasyong ibinahagi sa mga haligi at hanay ng isang sheet.
Ayon sa mga espesyal na terminolohiya, ang mga string ng database ay pinangalanan "mga tala". Ang bawat entry ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa isang indibidwal na bagay.
Ang mga haligi ay tinatawag "mga patlang". Ang bawat patlang ay naglalaman ng isang hiwalay na parameter para sa lahat ng mga talaan.
Iyon ay, ang frame ng anumang database sa Excel ay isang regular na table.
Paglikha ng talahanayan
Kaya, una sa lahat kailangan naming lumikha ng isang table.
- Ipasok ang mga header ng mga patlang (mga haligi) ng database.
- Punan namin ang pangalan ng mga talaan ng database (mga linya).
- Nagpapatuloy kami upang mapunan ang database.
- Matapos mapuno ang database, i-format namin ang impormasyon dito sa aming paghuhusga (font, mga hangganan, punan, pagpili, posisyon ng teksto na may kaugnayan sa cell, atbp.).
Nakumpleto nito ang paglikha ng database framework.
Aralin: Paano gumawa ng isang spreadsheet sa Excel
Pagtatalaga ng mga katangian ng database
Upang maunawaan ng Excel ang talahanayan hindi lamang bilang hanay ng mga cell, katulad ng isang database, kailangan nito upang italaga ang mga naaangkop na katangian.
- Pumunta sa tab "Data".
- Piliin ang buong hanay ng talahanayan. I-click ang kanang pindutan ng mouse. Sa menu ng konteksto, mag-click sa pindutan "Magtalaga ng pangalan ...".
- Sa graph "Pangalan" tukuyin ang pangalan na nais naming tawagan ang database. Ang isang paunang kinakailangan ay dapat magsimula ang pangalan sa isang liham, at hindi dapat magkaroon ng mga puwang. Sa graph "Saklaw" Maaari mong baguhin ang address ng lugar ng talahanayan, ngunit kung pinili mo ito nang tama, hindi mo kailangang baguhin ang anumang bagay dito. Opsyonal, maaari mong tukuyin ang isang tala sa isang hiwalay na field, ngunit ang parameter na ito ay opsyonal. Pagkatapos na magawa ang lahat ng mga pagbabago, mag-click sa pindutan. "OK".
- Mag-click sa pindutan "I-save" sa tuktok ng window o i-type ang keyboard shortcut Ctrl + S, upang mai-save ang database sa isang hard disk o naaalis na media na konektado sa isang PC.
Maaari naming sabihin na pagkatapos na mayroon kami ng isang yari na database. Posible na magtrabaho kasama ito kahit sa ganoong estado na ipinakita ngayon, ngunit maraming mga pagkakataon ay aalisin. Sa ibaba ipaliwanag namin kung paano gawing mas gumagana ang database.
Pagsunud-sunurin at filter
Ang pagtatrabaho sa mga database, una sa lahat, ay nagbibigay para sa posibilidad ng pag-oorganisa, pagpili at pag-uuri ng mga talaan. Ikonekta natin ang mga function na ito sa aming database.
- Piliin ang impormasyon ng patlang kung saan gagawin namin ang pag-order. Mag-click sa pindutan ng "Pagsunud-sunurin" na matatagpuan sa laso sa tab "Data" sa bloke ng mga tool "Pagsunud-sunurin at filter".
Ang pag-aayos ay maaaring isagawa sa halos anumang parameter:
- alpabetikong pangalan;
- petsa;
- numero, atbp.
- Lilitaw ang susunod na window na nagtatanong kung gagamitin lang ang napiling lugar para sa pag-uuri o awtomatikong palawakin ito. Piliin ang awtomatikong pagpapalawak at mag-click sa pindutan. "Pagsunud-sunuran ...".
- Magbubukas ang window ng Mga Uri ng Pag-uuri. Sa larangan "Ayusin ayon sa" tukuyin ang pangalan ng patlang kung saan ito ay isasagawa.
- Sa larangan "Pag-uri-uriin" tinutukoy nang eksakto kung paano ito gagawin. Para sa isang database, ang pinakamagandang opsyon ay ang pumili "Mga Halaga".
- Sa larangan "Order" tukuyin ang pagkakasunud-sunod kung saan gagawa ang paghihiwalay. Para sa iba't ibang uri ng impormasyon, ang iba't ibang mga halaga ay ipinapakita sa window na ito. Halimbawa, para sa data ng teksto, ito ang magiging halaga "Mula sa A hanggang Z" o "Z to A", at para sa numeric - "Pataas" o "Pababa".
- Mahalaga na tiyakin na "Ang aking data ay naglalaman ng mga header" may isang marka. Kung hindi, pagkatapos ay kailangan mong ilagay.
Pagkatapos ng pagpasok ng lahat ng mga kinakailangang parameter, mag-click sa pindutan "OK".
Pagkatapos nito, ang impormasyon sa database ay pinagsunod-sunod ayon sa tinukoy na mga setting. Sa kasong ito, inayos namin ang mga pangalan ng mga empleyado ng enterprise.
- Ang isa sa mga pinaka-maginhawang tool kapag nagtatrabaho sa isang database ng Excel ay isang auto filter. Piliin ang buong hanay ng database at sa block ng mga setting "Pagsunud-sunurin at filter" mag-click sa pindutan "Filter".
- Tulad ng makikita mo, pagkatapos nito, lumitaw ang mga icon sa mga cell na may pangalan ng mga patlang sa anyo ng mga inverted triangles. Mag-click sa icon ng haligi na ang halaga ay sisingilin namin. Sa binuksan na window, aalisin namin ang mga marka ng check mula sa mga halagang iyon, ang mga rekord na gusto naming itago. Matapos ang pagpili ay ginawa, mag-click sa pindutan. "OK".
Tulad ng makikita mo, pagkatapos nito, ang mga linya na naglalaman ng mga halaga mula sa kung saan namin inalis ang mga checkmark ay nakatago mula sa talahanayan.
- Upang ibalik ang lahat ng data sa screen, mag-click sa icon ng haligi kung saan isinagawa ang pag-filter, at sa binuksan na window, suriin ang lahat ng mga checkbox sa harap ng lahat ng mga item. Pagkatapos ay mag-click sa pindutan "OK".
- Upang ganap na alisin ang pag-filter, mag-click sa pindutan. "Filter" sa tape.
Aralin: Pagsunud-sunurin at i-filter ang data sa Excel
Paghahanap
Kung mayroong isang malaking database, ito ay maginhawa upang maghanap sa pamamagitan ng ito sa tulong ng isang espesyal na tool.
- Upang gawin ito, pumunta sa tab "Home" at sa tape sa block ng mga tool Pag-edit pindutin ang pindutan "Hanapin at i-highlight ang".
- Magbubukas ang isang window kung saan kailangan mong tukuyin ang nais na halaga. Pagkatapos nito, mag-click sa pindutan "Hanapin ang susunod" o "Hanapin ang Lahat".
- Sa unang kaso, ang unang cell kung saan mayroong isang tinukoy na halaga ay nagiging aktibo.
Sa pangalawang kaso, binuksan ang buong listahan ng mga cell na naglalaman ng halagang ito.
Aralin: Paano gumawa ng paghahanap sa Excel
Pinning area
Maginhawa kapag lumilikha ng isang database upang ayusin ang cell na may pangalan ng mga talaan at mga patlang. Kapag nagtatrabaho sa isang malaking base - ito ay isang paunang kinakailangan lamang. Kung hindi man, lagi mong kailangang gumugol ng oras sa pag-scroll sa sheet upang makita kung aling hilera o haligi ay tumutugma sa isang partikular na halaga.
- Piliin ang cell, ang lugar sa itaas at sa kaliwa kung saan nais mong ayusin. Matatagpuan ito kaagad sa ibaba ng header at sa kanan ng mga pangalan ng entry.
- Ang pagiging sa tab "Tingnan" mag-click sa pindutan "I-pin ang lugar"na matatagpuan sa tool group "Window". Sa drop-down list, piliin ang halaga "I-pin ang lugar".
Ngayon ang mga pangalan ng mga patlang at mga talaan ay laging nasa harap ng iyong mga mata, gaano man kalayo kung mag-scroll ka sa data sheet.
Aralin: Paano ayusin ang lugar sa Excel
Mag-drop down na listahan
Para sa ilang mga larangan ng talahanayan, ito ay magiging sulit upang maisaayos ang isang listahan ng drop-down upang ang mga gumagamit, sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga bagong talaan, ay maaaring tukuyin lamang ang ilang mga parameter. Ito ay totoo, halimbawa, para sa larangan "Paul". Pagkatapos ng lahat, maaaring mayroong dalawang pagpipilian lamang: lalaki at babae.
- Lumikha ng karagdagang listahan. Karamihan Maginhawang ito ay mailagay sa isa pang sheet. Sa ito tinutukoy namin ang listahan ng mga halaga na lilitaw sa drop-down list.
- Piliin ang listahang ito at i-click ito gamit ang kanang pindutan ng mouse. Sa lalabas na menu, piliin ang item "Magtalaga ng pangalan ...".
- Magbubukas ang window na pamilyar sa amin. Sa naaangkop na larangan, italaga ang pangalan sa aming hanay, alinsunod sa mga kundisyong na-usapan sa itaas.
- Bumalik kami sa sheet na may database. Piliin ang hanay kung saan ilalapat ang drop-down list. Pumunta sa tab "Data". Pinindot namin ang pindutan "Pag-verify ng Data"na matatagpuan sa tape sa block ng mga tool "Paggawa gamit ang data".
- Magbubukas ang nakikitang halaga ng check window. Sa larangan "Uri ng Data" itakda ang switch sa posisyon "Listahan". Sa larangan "Pinagmulan" itakda ang marka "=" at kaagad pagkatapos nito, nang walang espasyo, isulat ang pangalan ng drop-down na listahan, na kung saan namin ibinigay ito ng isang maliit na mas mataas. Pagkatapos nito, mag-click sa pindutan "OK".
Ngayon, kapag sinubukan mong ipasok ang data sa hanay kung saan itinakda ang paghihigpit, lilitaw ang isang listahan kung saan maaari kang pumili sa pagitan ng malinaw na tinukoy na mga halaga.
Kung susubukan mong magsulat ng mga di-makatwirang mga character sa mga selulang ito, lilitaw ang isang mensahe ng error. Kailangan mong bumalik at gumawa ng wastong entry.
Aralin: Paano gumawa ng drop-down na listahan sa Excel
Siyempre, ang Excel ay mas mababa sa mga kakayahan nito sa mga nagdadalubhasang programa para sa paglikha ng mga database. Gayunpaman, mayroon itong toolkit na sa karamihan ng mga kaso ay masisiyahan ang mga pangangailangan ng mga gumagamit na gustong lumikha ng isang database. Dahil sa katunayan na ang mga tampok ng Excel, sa paghahambing sa mga nagdadalubhasang application, ay kilala sa mga karaniwang gumagamit ng mas mahusay, pagkatapos sa pagsasaalang-alang na ito, ang pag-unlad ng Microsoft ay may ilang mga pakinabang.
