Kapag nagtatrabaho sa Excel, ang ilang mga talahanayan ay umaabot sa isang kahanga-hangang sukat. Ito ay humahantong sa ang katunayan na ang laki ng mga dokumento ay nagdaragdag, kung minsan ay umaabot kahit isang dosenang megabytes o higit pa. Ang isang pagtaas sa bigat ng isang workbook ng Excel ay humahantong hindi lamang sa isang pagtaas sa halaga ng espasyo na kinukuha nito sa hard disk, ngunit, mas mahalaga, sa isang paghina sa bilis ng pagpapatupad ng iba't ibang mga pagkilos at mga proseso dito. Sa madaling salita, kapag nagtatrabaho ka sa naturang dokumento, ang Excel ay nagsimulang magpabagal. Samakatuwid, ang isyu ng pag-optimize at pagbawas ng laki ng mga naturang aklat ay nagiging kagyat na. Tingnan natin kung paano mababawasan ang sukat ng file sa Excel.
Ang pamamaraan para sa pagbawas ng laki ng aklat
I-optimize ang pinalawak na file ay dapat na nasa ilang direksyon nang sabay-sabay. Maraming mga gumagamit ang hindi hulaan, ngunit madalas na ang Excel workbook ay naglalaman ng maraming hindi kinakailangang impormasyon. Kapag ang isang file ay maliit, walang sinumang nagbabayad ng espesyal na pansin dito, ngunit kung ang dokumento ay nagiging masalimuot, kailangan mong i-optimize ito sa lahat ng posibleng parameter.
Paraan 1: bawasan ang hanay ng pagtatrabaho
Ang hanay ng pagtatrabaho ay ang lugar kung saan naaalala ng Excel ang mga pagkilos. Kapag recalculating ng isang dokumento, ang programa recalculates lahat ng mga cell ng workspace. Ngunit ito ay hindi palaging tumutugma sa saklaw kung saan aktwal na gumagana ang gumagamit. Halimbawa, ang isang hindi sinasadyang espasyo na malayo sa ibaba ng talahanayan ay lalawak ang sukat ng hanay ng pagtatrabaho sa elemento kung saan matatagpuan ang espasyo na ito. Ito ay lumiliko out na kapag muling pagkalkula, Excel ay magpaproseso ng isang grupo ng mga walang laman na mga cell sa bawat oras. Tingnan natin kung paano mo maayos ang problemang ito sa pamamagitan ng halimbawa ng isang partikular na talahanayan.
- Una, tingnan ang bigat nito bago ang pag-optimize, upang ihambing kung ano ang mangyayari pagkatapos ng pamamaraan. Magagawa ito sa pamamagitan ng paglipat sa tab "File". Pumunta sa seksyon "Mga Detalye". Sa kanang bahagi ng binuksan na window ang mga pangunahing katangian ng aklat ay ipinahiwatig. Ang unang item ng mga katangian ay ang sukat ng dokumento. Tulad ng makikita mo, sa aming kaso ito ay 56.5 kilobytes.
- Una sa lahat, dapat mong malaman kung paano ang tunay na nagtatrabaho na lugar ng sheet ay naiiba mula sa isa na ang user ay talagang nangangailangan. Ito ay medyo madaling gawin. Namin maging sa anumang cell ng talahanayan at i-type ang susi kumbinasyon Ctrl + End. Excel ay agad na gumagalaw sa huling cell, na isinasaalang-alang ng programa bilang huling elemento ng workspace. Tulad ng makikita mo, sa aming partikular na kaso, ito ay linya 913383. Dahil ang talahanayan ay aktwal na sumasakop lamang sa unang anim na linya, maaari itong maipahayag na ang 913377 mga linya ay, sa katunayan, isang walang silbi na pagkarga, na hindi lamang pinatataas ang sukat ng file, ngunit, dahil sa Ang patuloy na muling pagkalkula ng buong hanay ng programa kapag gumaganap ng anumang aksyon, ay humantong sa isang paghina sa trabaho sa dokumento.
Siyempre, sa katunayan, tulad ng isang malaking puwang sa pagitan ng aktwal na hanay ng pagtatrabaho at ang isang Excel ay tumatagal para sa mga ito ay medyo bihira, at kinuha namin ang isang malaking bilang ng mga linya para sa kalinawan. Bagaman, minsan may mga kaso kung ang buong lugar ng isang sheet ay itinuturing na isang lugar ng trabaho.
- Upang ayusin ang problemang ito, kailangan mong tanggalin ang lahat ng mga linya, simula sa unang walang laman at hanggang sa dulo ng sheet. Upang gawin ito, piliin ang unang cell, na matatagpuan kaagad sa ibaba ng talahanayan, at i-type ang key combination Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Tulad ng makikita mo, pagkatapos nito, napili ang lahat ng mga elemento ng unang haligi, na nagsisimula sa tinukoy na selula at sa dulo ng talahanayan. Pagkatapos mag-click sa nilalaman gamit ang kanang pindutan ng mouse. Sa binuksan na menu ng konteksto, piliin ang item "Tanggalin".
Maraming gumagamit ang nagtatangkang tanggalin sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan. Tanggalin sa keyboard, ngunit hindi ito tama. Ang pagkilos na ito ay nililimas ang mga nilalaman ng mga cell, ngunit hindi ito binubura. Samakatuwid, sa aming kaso hindi ito makakatulong.
- Pagkatapos naming piliin ang item "Tanggalin ..." sa menu ng konteksto, bubuksan ang isang maliit na window ng pag-alis ng cell. Inilagay namin dito ang switch sa posisyon "String" at mag-click sa pindutan "OK".
- Ang lahat ng mga linya ng napiling hanay ay tinanggal. Tiyaking i-resave ang libro sa pamamagitan ng pag-click sa icon ng diskette sa itaas na kaliwang sulok ng window.
- Ngayon tingnan natin kung paano ito nakatulong sa atin. Pumili ng anumang cell sa talahanayan at i-type ang shortcut Ctrl + End. Tulad ng iyong nakikita, napili ng Excel ang huling cell ng talahanayan, na nangangahulugang ngayon na ito ang huling elemento ng workspace ng sheet.
- Ngayon lumipat kami sa seksyon "Mga Detalye" mga tab "File"upang malaman kung magkano ang bigat ng aming dokumento ay nabawasan. Tulad ng makikita mo, ngayon ay 32.5 KB. Alalahanin na bago ang pamamaraan ng pag-optimize, ang laki nito ay 56.5 KB. Kaya, nabawasan ito ng higit sa 1.7 beses. Ngunit sa kasong ito, ang pangunahing tagumpay ay hindi isang pagbawas sa bigat ng file, ngunit ang katunayan na ang programa ay exempted na ngayon mula sa pag-recount ng halos hindi ginagamit na saklaw, na makabuluhang mapapalaki ang bilis ng pagproseso ng dokumento.
Kung naglalaman ang libro ng ilang mga sheet na gagana sa iyo, kailangan mong magsagawa ng katulad na pamamaraan sa bawat isa sa kanila. Ito ay higit na mababawasan ang laki ng dokumento.
Paraan 2: alisin ang kalabisan na pag-format
Ang isa pang mahalagang kadahilanan na gumagawa ng mas mabibigat na dokumento sa Excel ay ang pag-format ng kalabisan. Maaaring kabilang dito ang paggamit ng iba't ibang mga uri ng mga font, mga hangganan, mga format ng numero, ngunit una sa lahat ay may kinalaman sa pagpuno ng mga cell na may iba't ibang kulay. Kaya bago mo i-format ang file, kailangan mong mag-isip ng dalawang beses, at kung ito ay karapat-dapat na gawin ito o wala ang pamamaraan na ito, madali mong gawin.
Ito ay totoo lalo na sa mga aklat na naglalaman ng isang malaking halaga ng impormasyon, na kung saan ang kanilang mga sarili ay may isang malaking sukat. Ang pagdagdag ng pag-format sa isang libro ay maaaring dagdagan ang kanyang timbang kahit ilang beses. Samakatuwid, ito ay kinakailangan upang piliin ang "ginintuang ibig sabihin" sa pagitan ng kakayahang makita ng impormasyong iniharap sa dokumento at ang laki ng file, upang mag-apply ng pag-format lamang kung saan ito ay talagang kinakailangan.
Ang isa pang kadahilanan na may kaugnayan sa pag-format, pagbawas, ay ang ginusto ng ilang mga gumagamit na i-format ang mga cell "na may margin." Iyon ay, hindi lamang ang format ng talahanayan mismo, kundi pati na rin ang hanay na nasa ilalim nito, kung minsan hanggang sa dulo ng sheet, na may inaasahan na kapag ang mga bagong hanay ay idinagdag sa talahanayan, hindi na kinakailangan na i-format muli ang mga ito sa bawat oras.
Ngunit hindi ito alam kung eksakto kung ang mga bagong linya ay idaragdag at kung gaano karaming ay idaragdag, at sa gayon paunang pag-format ay gagawin mo ang file kahit na ngayon, na magkakaroon din ng negatibong epekto sa bilis ng trabaho sa dokumentong ito. Samakatuwid, kung naipapatupad mo ang pag-format sa mga walang laman na mga cell na hindi kasama sa talahanayan, dapat mo talagang alisin ito.
- Una sa lahat, kailangan mong piliin ang lahat ng mga cell na matatagpuan sa ibaba ng range na may data. Upang magawa ito, mag-click sa bilang ng unang walang laman na linya sa vertical coordinate panel. Ang buong linya ay naka-highlight. Matapos na gamitin ang hot key na kumbinasyon na alam na namin. Ctrl + Shift + Down Arrow.
- Pagkatapos nito, ang buong hanay ng mga hilera sa ibaba ng bahagi ng talahanayan na puno ng data ay naka-highlight. Ang pagiging sa tab "Home" mag-click sa icon "Maaliwalas"na matatagpuan sa tape sa block ng mga tool Pag-edit. Magbubukas ang isang maliit na menu. Pumili ng isang posisyon sa loob nito "Malinaw na Mga Format".
- Pagkatapos ng pagkilos na ito sa lahat ng mga cell ng napiling hanay, aalisin ang pag-format.
- Sa parehong paraan, maaari mong alisin ang hindi kinakailangang pag-format sa talahanayan mismo. Upang magawa ito, pumili kami ng mga indibidwal na cell o hanay na kung saan isinasaalang-alang namin ang pag-format upang mabawasan ang kapaki-pakinabang, mag-click sa pindutan. "Maaliwalas" Sa tape at mula sa listahan, piliin ang item "Malinaw na Mga Format".
- Tulad ng iyong nakikita, ang pag-format sa napiling hanay ng talahanayan ay ganap na naalis.
- Pagkatapos nito, bumalik kami sa hanay na ito ng ilang mga elemento ng pag-format na itinuturing naming naaangkop: mga hangganan, mga numerong format, atbp.
Makakatulong ang mga hakbang sa itaas upang makabuluhang bawasan ang laki ng workbook sa Excel at pabilisin ang trabaho dito. Ngunit mas mahusay na gamitin sa una ang pag-format lamang kung saan ito ay talagang angkop at kinakailangan, kaysa gumastos ng oras sa pag-optimize ng dokumento.
Aralin: Pag-format ng Mga Table ng Excel
Paraan 3: tanggalin ang mga link
Sa ilang mga dokumento, isang napakalaking bilang ng mga link, mula sa kung saan ang mga halaga ay nakukuha. Ito ay maaari ring seryoso mabagal ang bilis ng trabaho sa kanila. Ang mga panlabas na link sa iba pang mga libro ay may impluwensya sa palabas na ito lalo na malakas, bagaman ang panloob na mga link ay may negatibong epekto sa bilis. Kung ang pinagmulan kung saan ang link ay tumatagal ng impormasyon ay hindi patuloy na na-update, ibig sabihin, makatuwiran upang palitan ang mga address ng sanggunian sa mga cell na may mga normal na halaga. Ito ay maaaring dagdagan ang bilis ng trabaho sa dokumento. Maaari mong makita kung ang link o halaga ay nasa isang partikular na cell; maaari ka sa bar ng formula pagkatapos piliin ang elemento.
- Piliin ang lugar na naglalaman ng mga link. Ang pagiging sa tab "Home", mag-click sa pindutan "Kopyahin" na matatagpuan sa laso sa grupo ng mga setting "Clipboard".
Bilang kahalili, pagkatapos piliin ang hanay, maaari mong gamitin ang isang kumbinasyon ng mga hot key. Ctrl + C.
- Pagkatapos naming kopyahin ang data, huwag alisin ang pagpili mula sa lugar, ngunit mag-click dito gamit ang kanang pindutan ng mouse. Ang menu ng konteksto ay inilunsad. Sa loob nito sa bloke "Mga Pagpipilian sa Insertion" kailangang mag-click sa icon "Mga Halaga". Mukhang isang pictogram na may mga numero na ipinapakita.
- Pagkatapos nito, ang lahat ng mga link sa piniling lugar ay papalitan ng mga istatistika na halaga.
Ngunit kailangang tandaan na ang pagpipiliang ito ng pag-optimize ng workbook sa Excel ay hindi laging katanggap-tanggap. Maaari lamang itong magamit kapag ang data mula sa orihinal na pinagmulan ay hindi dynamic, ibig sabihin, hindi ito nagbabago sa oras.
Paraan 4: mga pagbabago sa format
Ang isa pang paraan upang makabuluhang bawasan ang sukat ng file ay baguhin ang format nito. Ang pamamaraan na ito ay malamang na tumutulong sa higit sa lahat ng iba pa upang i-compress ang isang libro, bagaman ang mga iniharap na mga pagpipilian sa itaas ay kailangan ding gamitin sa kumbinasyon.
Sa Excel, mayroong maraming mga "native" na mga format ng file - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Ang xls format ay ang batayang extension para sa program na bersyon ng Excel 2003 at mas maaga. Ito ay lipas na sa panahon, ngunit, gayon pa man, maraming mga gumagamit ang patuloy na nag-aaplay. Bukod pa rito, may mga kaso kapag kailangan mong bumalik upang gumana sa mga lumang file na nilikha maraming taon na ang nakaraan kahit na sa mga oras ng kakulangan ng mga modernong format. Hindi banggitin ang katotohanan na maraming mga programa ng third-party na hindi alam kung paano pangasiwaan ang mga bersyon ng mga dokumento ng Excel sa trabaho na may mga aklat na may extension na ito.
Dapat pansinin na ang aklat na may extension na xls ay may mas malaking sukat kaysa sa modernong analogue nito sa xlsx format, na kasalukuyang ginagamit ng Excel bilang ang pangunahing. Una sa lahat, ito ay dahil sa ang katunayan na ang xlsx na mga file, sa katunayan, ay naka-compress na mga archive. Samakatuwid, kung gagamit ka ng extension ng xls, ngunit nais mong bawasan ang bigat ng libro, pagkatapos ito ay maaaring gawin sa pamamagitan lamang ng resaving ito sa xlsx format.
- Upang mag-convert ng isang dokumento mula sa xls format sa xlsx format, pumunta sa tab "File".
- Sa bintana na bubukas, agad na bigyang pansin ang seksyon "Mga Detalye"kung saan ipinapahiwatig na sa kasalukuyan ang bigat ng dokumento ay 40 Kb. Susunod, mag-click sa pangalan "I-save Bilang ...".
- Ang isang save window ay bubukas. Kung nais mo, maaari kang pumunta sa isang bagong direktoryo sa loob nito, ngunit para sa karamihan ng mga user mas madaling mag-imbak ng bagong dokumento sa parehong lugar bilang pinagmulan. Ang pangalan ng aklat, kung ninanais, ay maaaring mabago sa field na "Pangalan ng File", bagaman hindi kinakailangan. Ang pinakamahalaga sa pamamaraang ito ay ilagay sa larangan "Uri ng File" ibig sabihin "Excel workbook (.xlsx)". Pagkatapos nito, maaari mong pindutin ang pindutan "OK" sa ilalim ng window.
- Pagkatapos ng pag-save ay tapos na, pumunta sa seksyon "Mga Detalye" mga tab "File", upang makita kung gaano karaming timbang ang nabawasan. Tulad ng iyong nakikita, ngayon ay 13.5 KB laban sa 40 KB bago ang pamamaraan ng conversion. Iyon ay, isang pag-iingat lamang sa isang modernong format ang nagpapahintulot sa amin na i-compress ang libro halos tatlong beses.
Bilang karagdagan, sa Excel may isa pang modernong xlsb na format o isang binary na libro. Sa loob nito, ang dokumento ay naka-imbak sa binary encoding. Ang mga file na ito ay mas mabigat kaysa sa xlsx na mga libro. Bilang karagdagan, ang wika kung saan nakasulat ang mga ito ay pinakamalapit sa Excel. Samakatuwid, ito ay gumagana sa mga naturang aklat nang mas mabilis kaysa sa anumang ibang extension. Kasabay nito, ang aklat ng tinukoy na format sa mga tuntunin ng pag-andar at ang posibilidad ng paggamit ng iba't ibang mga tool (pag-format, pag-andar, graphics, atbp.) Ay hindi mababa sa format na xlsx at lumalampas sa format na xls.
Ang pangunahing dahilan kung bakit ang xlsb ay hindi naging default na format sa Excel ay ang mga programa ng third-party na hindi gaanong gumagana dito. Halimbawa, kung kailangan mong i-export ang impormasyon mula sa Excel sa programa ng 1C, maaari itong gawin sa xlsx o xls na mga dokumento, ngunit hindi sa xlsb. Ngunit, kung hindi mo plano na maglipat ng data sa anumang programa ng third-party, maaari mong ligtas na mai-save ang dokumento sa format na xlsb. Ito ay magbibigay-daan sa iyo upang mabawasan ang laki ng dokumento at dagdagan ang bilis ng trabaho sa loob nito.
Ang pamamaraan para sa pag-save ng isang file sa xlsb extension ay katulad ng ginawa namin para sa extension xlsx. Sa tab "File" mag-click sa item "I-save Bilang ...". Sa binuksan na window na i-save sa patlang "Uri ng File" kailangang pumili ng isang opsyon "Excel workbook ng binary (* .xlsb)". Pagkatapos ay mag-click sa pindutan. "I-save".
Tinitingnan namin ang bigat ng dokumento sa seksyon. "Mga Detalye". Tulad ng nakikita mo, mas nabawasan pa ito at ngayon ay 11.6 KB lamang.
Summarizing, maaari naming sabihin na kung nagtatrabaho ka sa isang file sa isang format, ang pinaka-epektibong paraan upang mabawasan ang laki nito ay ang muling i-save sa mga modernong xlsx o xlsb na format. Kung gumagamit ka na ng mga extension ng file na ito, pagkatapos ay upang mabawasan ang kanilang timbang, dapat mong i-configure nang tama ang workspace, alisin ang kalabisan na pag-format at hindi kinakailangang mga link. Makukuha mo ang pinakadakilang pagbabalik kung gumanap mo ang lahat ng mga pagkilos na ito sa isang komplikadong, at huwag limitahan ang iyong sarili sa isang pagpipilian lamang.
