EXCEL DROP-DOWN NA LISTAHAN

Ang paglikha ng mga drop-down na listahan ay nagbibigay-daan hindi lamang upang makatipid ng oras kapag pumipili ng isang opsyon sa proseso ng pagpuno ng mga talahanayan, ngunit upang protektahan ang iyong sarili mula sa maling input ng hindi tamang data. Ito ay isang napaka-maginhawa at praktikal na tool. Alamin kung paano i-activate ito sa Excel, at kung paano gamitin ito, pati na rin malaman ang ilang iba pang mga nuances ng paghawak nito.

Paggamit ng mga dropdown list

Mag-drop-down, o bilang sinasabi nila, ang mga drop-down na listahan ay kadalasang ginagamit sa mga talahanayan. Sa kanilang tulong, maaari mong limitahan ang hanay ng mga halaga na ipinasok sa isang hanay ng table. Pinapayagan ka nitong piliin na magpasok ng mga halaga mula lamang sa isang listahan ng naunang inihanda. Pinagsasama nito nang sabay ang data entry procedure at pinoprotektahan laban sa error.

Pamamaraan ng paglikha

Una sa lahat, malaman kung paano lumikha ng isang drop-down na listahan. Ang pinakamadaling paraan upang gawin ito ay sa isang tool na tinatawag "Pag-verify ng Data".

Piliin ang hanay ng hanay ng talahanayan, sa mga selula na iyong pinaplano na ilagay ang drop-down na listahan. Ilipat sa tab "Data" at mag-click sa pindutan "Pag-verify ng Data". Ito ay naisalokal sa tape sa block. "Paggawa gamit ang data".

Nagsisimula ang window ng tool. "Suriin ang Mga Halaga". Pumunta sa seksyon "Mga Pagpipilian". Sa lugar "Uri ng Data" pumili mula sa listahan "Listahan". Pagkatapos na ilipat sa field "Pinagmulan". Dito kailangan mong tukuyin ang isang grupo ng mga item para magamit sa listahan. Ang mga pangalan na ito ay maaaring manu-manong ipinasok, o maaari mong i-link sa kanila kung nakalagay na sila sa isang dokumento sa Excel sa ibang lugar.
Kung pinili ang manu-manong input, dapat na ipasok ang bawat elemento ng listahan sa lugar sa pamamagitan ng isang tuldok-tuldok (;).
Kung nais mong hilahin ang data mula sa isang umiiral na table array, pagkatapos ay pumunta sa sheet kung saan ito ay matatagpuan (kung ito ay matatagpuan sa isa pa), ilagay ang cursor sa lugar "Pinagmulan" mga window ng pagpapatunay ng data, at pagkatapos ay pumili ng isang hanay ng mga cell kung saan matatagpuan ang listahan. Mahalaga na ang bawat indibidwal na cell ay matatagpuan sa isang hiwalay na item sa listahan. Pagkatapos nito, ang mga coordinate ng tinukoy na hanay ay dapat na lumitaw sa lugar "Pinagmulan".
Ang isa pang paraan upang magtatag ng komunikasyon ay ang magtalaga ng isang array na may isang listahan ng mga pangalan. Piliin ang hanay kung saan tinukoy ang mga halaga ng data. Sa kaliwa ng formula bar ay ang namespace. Bilang default, kapag ang isang hanay ay napili, ang mga coordinate ng unang napiling cell ay ipinapakita. Kami, para sa aming mga layunin, ipasok lamang ang pangalan na itinuturing naming mas angkop. Ang mga pangunahing kinakailangan para sa pangalan ay na ito ay natatangi sa loob ng libro, ay walang mga puwang, at kinakailangang magsimula sa isang sulat. Ngayon ay sa pamamagitan ng pangalang ito na ang hanay na nauna naming nakilala ay makikilala.
Ngayon sa window ng pag-verify ng data sa lugar "Pinagmulan" kailangang itakda ang character "="at pagkatapos ay kaagad pagkatapos na ipasok ang pangalan na itinakda namin sa saklaw. Ang programa ay agad na kinikilala ang koneksyon sa pagitan ng pangalan at ang array, at hinila ang listahan na matatagpuan dito.
Ngunit ito ay magiging mas mahusay na gamitin ang listahan kung ito ay na-convert sa isang smart talahanayan. Sa ganitong talahanayan ay mas madali na baguhin ang mga halaga, sa gayon awtomatikong mapapalitan ang mga item sa listahan. Kaya, ang hanay na ito ay talagang magiging isang lookup table.
Upang makapag-convert ng hanay sa isang smart table, piliin ito at ilipat ito sa tab "Home". May mag-click kami sa pindutan "Format bilang talahanayan"na kung saan ay nakalagay sa tape sa block "Estilo". Ang isang malaking pangkat ng mga estilo ay bubukas. Ang pagpili ng isang partikular na istilo ay hindi nakakaapekto sa pag-andar ng talahanayan, at samakatuwid pinili namin ang alinman sa mga ito.
Pagkatapos na bubuksan ang isang maliit na window, na naglalaman ng address ng napiling array. Kung ang pagpili ay tama, hindi na kailangang baguhin. Dahil ang aming hanay ay walang mga pamagat, item "Table na may mga pamagat" hindi dapat tandaan. Kahit na partikular sa iyong kaso, marahil ang pamagat ay ilalapat. Kaya kailangan lang naming itulak ang pindutan. "OK".
Pagkatapos ng hanay na ito ay mai-format bilang isang table. Kung pipiliin mo ito, makikita mo sa patlang ng pangalan na ang pangalan ay awtomatikong nakatalaga dito. Ang pangalan na ito ay maaaring gamitin upang ipasok sa lugar. "Pinagmulan" sa window ng pag-verify ng data gamit ang algorithm na inilarawan nang mas maaga. Ngunit, kung nais mong gumamit ng ibang pangalan, maaari mong palitan ito sa pamamagitan lamang ng pag-type sa namespace.
Kung ang listahan ay inilagay sa ibang libro, kung gayon upang maipakita ito nang wasto, kailangan mong ilapat ang function I-floss. Ang tinukoy na operator ay nilayon upang bumuo ng "super-absolute" na mga link sa mga elemento ng sheet sa form ng teksto. Talaga, ang pamamaraan ay gumanap halos eksakto katulad ng sa mga naunang inilarawan na mga kaso, lamang sa larangan ng "Pinagmulan" pagkatapos ng character "=" dapat ipahiwatig ang pangalan ng operator - "DVSSYL". Pagkatapos nito, ang address ng hanay, kabilang ang pangalan ng libro at sheet, ay dapat na tinukoy bilang isang argument ng function na ito sa mga bracket. Talaga, tulad ng ipinapakita sa imahe sa ibaba.

Sa puntong ito maaari naming tapusin ang pamamaraan sa pamamagitan ng pag-click sa pindutan. "OK" sa window ng pag-verify ng data, ngunit kung gusto mo, maaari mong mapabuti ang form. Pumunta sa seksyon "Mga Input na Mensahe" window ng pag-verify ng data. Dito sa lugar "Mensahe" Maaari kang magsulat ng isang teksto na makikita ng mga gumagamit sa pamamagitan ng pag-hover sa isang listahan ng item na may drop-down na listahan. Isinulat namin ang mensahe na itinuturing nating kinakailangan.

Susunod, lumipat sa seksyon "Error Message". Dito sa lugar "Mensahe" Maaari mong ipasok ang teksto na obserbahan ng user kapag sinubukan mong ipasok ang hindi tamang data, iyon ay, anumang data na wala sa listahan ng drop-down. Sa lugar "Tingnan" Maaari mong piliin ang icon na sinamahan ng isang babala. Ipasok ang teksto ng mensahe at mag-click sa "OK".

Aralin: Paano gumawa ng listahan ng drop-down sa Excel

Gumaganap ng mga operasyon

Ngayon tingnan natin kung paano gumagana ang tool na nilikha namin sa itaas.

Kung inilalagay namin ang cursor sa anumang elemento ng sheet na kung saan ang drop-down na listahan ay inilapat, makakakita kami ng isang mensahe ng impormasyon na ipinasok namin nang mas maaga sa window ng pag-verify ng data. Bilang karagdagan, ang icon ng tatsulok ay lilitaw sa kanan ng cell. Na nagsisilbi itong ma-access ang pagpili ng mga item sa listahan. Nag-click kami sa tatsulok na ito.

Pagkatapos ng pag-click dito, bubuksan ang menu mula sa listahan ng mga bagay. Naglalaman ito ng lahat ng mga elemento na dati nang naipasok sa pamamagitan ng window ng pag-verify ng data. Pinipili natin ang opsyon na itinuturing nating kinakailangan.

Ang napiling opsyon ay ipinapakita sa cell.

Kung susubukan naming pumasok sa cell ang anumang halaga na wala sa listahan, pagkatapos ay mai-block ang aksyon na ito. Kasabay nito, kung nagpasok ka ng babalang mensahe sa window ng pag-verify ng data, ipapakita ito sa screen. Ito ay kinakailangan sa window ng babala upang mag-click sa pindutan. "Kanselahin" at sa susunod na pagtatangkang ipasok ang tamang data.

Sa ganitong paraan, kung kinakailangan, punan ang buong talahanayan.

Pagdaragdag ng isang bagong item

Ngunit paano kung kailangan mo pa ring magdagdag ng bagong item? Ang mga pagkilos dito ay nakasalalay sa kung gaano ka talaga nabuo ang listahan sa window ng pagpapatunay ng data: ipinasok nang manu-mano o hinila mula sa isang hanay ng table.

Kung ang data para sa pagbuo ng listahan ay nakuha mula sa table array, pagkatapos ay pumunta sa ito. Piliin ang hanay ng cell. Kung ito ay hindi isang matalinong talahanayan, ngunit isang simpleng saklaw ng data, kailangan mong magsingit ng isang string sa gitna ng array. Kung nag-apply ka ng isang "matalinong" talahanayan, pagkatapos sa kasong ito sapat na upang ipasok lamang ang kinakailangang halaga sa unang hanay sa ibaba nito at ang hilera na ito ay kaagad na kasama sa array ng talahanayan. Ito ang bentahe ng matalinong mesa na nabanggit sa itaas.
Ngunit ipagpalagay na nakikipag-usap tayo sa isang mas kumplikadong kaso, gamit ang karaniwang hanay. Kaya, piliin ang cell sa gitna ng tinukoy na array. Iyon ay, sa itaas ng cell na ito at sa ilalim nito ay dapat na isa pang array na linya. Mag-click kami sa namarkahang fragment gamit ang kanang pindutan ng mouse. Sa menu, piliin ang opsyon "Idikit ...".

Nagsimula ang isang window, kung saan dapat kang pumili ng insert object. Pumili ng opsyon "String" at mag-click sa pindutan "OK".

Kaya walang laman na linya ang idinagdag.

Ipinasok namin dito ang halaga na nais naming maipakita sa drop-down list.

Pagkatapos nito, bumalik kami sa table array kung saan matatagpuan ang listahan ng drop-down. Ang pag-click sa tatsulok sa kanan ng anumang mga cell sa array, nakita namin na ang halaga na kailangan namin ay idinagdag sa na umiiral na mga elemento ng listahan. Ngayon, kung nais mo, maaari mo itong piliin upang ipasok ito sa elemento ng talahanayan.

Ngunit kung ano ang gagawin kung ang listahan ng mga halaga ay hindi nakuha mula sa isang hiwalay na talahanayan, ngunit manu-manong ipinasok? Upang magdagdag ng isang elemento sa kasong ito, mayroon ding sariling algorithm ng mga aksyon.

Piliin ang buong hanay ng talahanayan, ang mga elemento ng kung saan ay matatagpuan drop-down na listahan. Pumunta sa tab "Data" at mag-click muli sa pindutan "Pag-verify ng Data" sa isang grupo "Paggawa gamit ang data".

Nagsisimula ang window ng pagpapatunay ng pag-input. Ilipat sa seksyon "Mga Pagpipilian". Tulad ng iyong nakikita, ang lahat ng mga setting dito ay eksakto ang parehong bilang namin itakda ang mga ito nang mas maaga. Sa kasong ito, interesado kami sa lugar na ito "Pinagmulan". Nagdagdag kami doon sa listahan na mayroon na, na pinaghihiwalay ng isang tuldok-kuwit (;) ang halaga o halaga na gusto nating makita sa drop-down list. Pagkatapos ng pagdagdag namin mag-click sa "OK".

Ngayon, kung binuksan namin ang listahan ng drop-down sa isang table array, makikita namin ang idinagdag na halaga doon.

Alisin ang item

Ang pag-aalis ng elemento ng listahan ay ginaganap ayon sa eksaktong parehong algorithm bilang karagdagan.

Kung ang data ay nakuha mula sa isang table array, pagkatapos ay pumunta sa table na ito at i-right-click sa cell kung saan matatagpuan ang halaga, na dapat tanggalin. Sa menu ng konteksto, itigil ang pagpili sa pagpipilian "Tanggalin ...".

Ang window para sa pagtanggal ng mga cell ay bubukas ay halos kapareho ng nakita natin kapag nagdadagdag ng mga ito. Narito na muli namin ang paglipat sa posisyon "String" at mag-click sa "OK".

Ang string mula sa table array, tulad ng nakikita namin, ay tinanggal.

Ngayon kami ay bumalik sa mesa kung saan matatagpuan ang mga cell na may drop-down list. Mag-click kami sa tatsulok sa kanan ng anumang cell. Sa listahan na nagbukas, nakita namin na nawawala ang tinanggal na item.

Ano ang dapat gawin kung ang mga halagang idinagdag sa mano-manong window ng pag-verify ng data, at hindi sa tulong ng isang karagdagang talahanayan?

Piliin ang hanay ng table na may drop-down na listahan at pumunta sa window para masuri ang mga halaga, tulad ng ginawa namin bago. Sa tinukoy na window, lumipat sa seksyon "Mga Pagpipilian". Sa lugar "Pinagmulan" piliin ang halaga na gusto mong tanggalin sa cursor. Pagkatapos ay mag-click sa pindutan Tanggalin sa keyboard.

Matapos tanggalin ang item, mag-click sa "OK". Ngayon ay hindi ito sa drop-down list, sa parehong paraan tulad ng nakita namin sa nakaraang pagpipilian sa talahanayan.

Kumpletuhin ang pagtanggal

Kasabay nito, may mga sitwasyon kung saan ang listahan ng drop-down ay dapat na ganap na alisin. Kung hindi mahalaga sa iyo na ang data na ipinasok ay nai-save, pagkatapos ang pagtanggal ay napaka-simple.

Piliin ang buong array kung saan matatagpuan ang listahan ng drop-down. Ilipat sa tab "Home". Mag-click sa icon "Maaliwalas"na kung saan ay nakalagay sa tape sa block Pag-edit. Sa menu na bubukas, piliin ang posisyon "I-clear ang Lahat".

Kapag napili ang pagkilos na ito, tatanggalin ang lahat ng mga halaga sa mga napiling elemento ng sheet, ma-clear ang pag-format, at dagdagan, ang pangunahing layunin ng gawain ay matatanggal: ang listahan ng drop-down ay aalisin at ngayon ay maaari kang magpasok nang manu-manong mga halaga sa mga cell.

Bilang karagdagan, kung hindi kailangan ng user na i-save ang ipinasok na data, may isa pang pagpipilian upang tanggalin ang drop-down list.

Piliin ang hanay ng mga walang laman na cell, na katumbas ng hanay ng mga elemento ng array na may drop-down na listahan. Ilipat sa tab "Home" at doon namin mag-click sa icon "Kopyahin"na kung saan ay naisalokal sa tape sa lugar "Clipboard".
Gayundin, sa halip ng aksyon na ito, maaari kang mag-click sa ipinahiwatig na fragment gamit ang kanang pindutan ng mouse at huminto sa pagpipilian "Kopyahin".
Mas madaling mag-aplay ng isang hanay ng mga pindutan agad pagkatapos ng pagpili. Ctrl + C.
Pagkatapos nito, piliin ang fragment ng array ng table, kung saan matatagpuan ang mga drop-down na elemento. Pinindot namin ang pindutan Idikitnaisalokal sa laso sa tab "Home" sa seksyon "Clipboard".
Ang pangalawang pagpipilian ay mag-right click sa pagpili at itigil ang pagpili sa pagpipilian Idikit sa isang grupo "Mga Pagpipilian sa Insertion".
Sa wakas, posible na markahan lamang ang mga nais na selula at i-type ang isang kumbinasyon ng mga pindutan. Ctrl + V.
Para sa alinman sa itaas, sa halip ng mga cell na naglalaman ng mga halaga at drop-down na mga listahan, isang ganap na malinis na piraso ay ipapasok.

Kung nais, sa parehong paraan, maaari mong ipasok hindi isang walang laman na hanay, ngunit isang nakopyang fragment na may data. Ang kawalan ng mga drop-down na listahan ay hindi mo maaaring manu-manong magpasok ng data na wala sa listahan, ngunit maaari mong kopyahin at i-paste ito. Sa kasong ito, ang pag-tsek ng data ay hindi gagana. Bukod pa rito, tulad ng nakita namin, ang istraktura ng listahan ng drop-down mismo ay pupuksain.

Kadalasan, kailangan mo pa ring alisin ang drop-down na listahan, ngunit sa parehong oras ay iniwan ang mga halaga na ipinasok gamit ang mga ito, at pag-format. Sa kasong ito, dapat gawin ang mas wastong mga aksyon upang alisin ang tinukoy na tool na punan.

Piliin ang buong fragment kung saan matatagpuan ang mga item na may drop-down na listahan. Ilipat sa tab "Data" at mag-click sa icon "Pag-verify ng Data"kung saan, bilang tandaan namin, nai-post sa tape sa grupo "Paggawa gamit ang data".

Ang isang kilalang window ng pagpapatunay ng pag-input ay bubukas. Ang pagiging sa anumang seksyon ng tinukoy na tool, kailangan naming magsagawa ng isang aksyon - mag-click sa pindutan. "I-clear ang Lahat". Ito ay matatagpuan sa ibabang kaliwang sulok ng window.

Pagkatapos nito, maaaring sarado ang window ng pag-verify ng data sa pamamagitan ng pag-click sa karaniwang pindutan na malapit sa kanang itaas na sulok sa anyo ng isang krus o sa pindutan "OK" sa ilalim ng window.

Pagkatapos ay piliin ang alinman sa mga cell na kung saan ang drop-down na listahan ay naunang inilagay. Tulad ng makikita mo, ngayon ay walang pahiwatig kapag pinipili ang elemento, ni isang tatsulok na tumawag sa listahan sa kanan ng cell. Ngunit sa parehong oras, ang pag-format at ang lahat ng mga halaga na ipinasok gamit ang listahan ay nanatiling buo. Nangangahulugan ito na matagumpay kaming sumang-ayon sa gawain: ang tool na hindi na namin kailangan ay tinanggal, ngunit ang mga resulta ng kanyang trabaho ay nanatiling buo.

Tulad ng makikita mo, ang drop-down na listahan ay maaaring lubos na mapadali ang pagpapasok ng data sa mga talahanayan, pati na rin maiwasan ang pagpapakilala ng hindi tamang mga halaga. Bawasan nito ang bilang ng mga error kapag pinupuno ang mga talahanayan. Kung may anumang halaga na kailangang idagdag, maaari mong palaging isagawa ang pamamaraan sa pag-edit. Ang opsyon sa pag-edit ay nakasalalay sa paraan ng paglikha. Pagkatapos ng pagpuno sa talahanayan, maaari mong alisin ang drop-down na listahan, bagaman hindi kinakailangan na gawin ito. Mas gusto ng karamihan ng mga gumagamit na iwanan ito kahit na matapos ang trabaho sa pagpuno ng talahanayan sa data.